Η Ελλάδα έχει κάνει τεράστια άλματα τα τελευταία χρόνια στην προσπάθεια κατάργησης του χαρτιού στο δημόσιο τομέα και των περιβόητων ταλαιπωριών που δημιουργούσε στις συναλλαγές μεταξύ πολιτών και κρατικών υπηρεσιών.

Και είναι λογικό ότι η ψηφιοποίηση και κάθε είδους συναλλαγές μεταξύ πολιτών και κράτους μέσω της πλατφόρμας Gov.gr θα ήταν δύσκολο να επιτευχθούν εάν τα αρχεία του κράτους παραμείνουν στα χαρτιά.

Πράγματι, το μεγαλύτερο έργο στην ιστορία του ελληνικού κράτους για την ψηφιοποίηση των χάρτινων αρχείων του βρίσκεται σε εξέλιξη και εκτιμάται ότι τα επόμενα τρία χρόνια περισσότερες από 1,4 δισεκατομμύρια σελίδες θα μετατραπούν σε άυλη μορφή, οι οποίες σήμερα στοιβάζονται σε όλη την Ελλάδα. , σε υπουργεία, τον Ενιαίο Φορέα Κοινωνικής Ασφάλισης (ΕΦΚΑ), Πολεοδομικά Τμήματα και δικαστήρια.

«Ένα από τα μεγάλα κενά που έχει το ελληνικό κράτος είναι ότι το χαρτί δεν έχει ψηφιοποιηθεί. Ένα πάρα πολύ μεγάλο χρηματικό ποσό από το Ταμείο Ανάκαμψης κατευθύνεται στην ψηφιοποίηση, για να μετατραπεί το χαρτί σε πληροφορία», δήλωσε πρόσφατα ο υπουργός Επικρατείας και Ψηφιακής Διακυβέρνησης Κυριάκος Πιερρακάκης.

Για να κατανοήσουμε την πλήρη έκταση του τι σημαίνει το χάρτινο βασίλειο, αρκεί να σκεφτούμε ότι η αποθήκευση 100 εκατομμυρίων σελίδων Α4 –πολλά από τα έγγραφα που πρόκειται να ψηφιοποιηθούν έχουν μεγαλύτερη διάσταση– απαιτούνται 40.000 χαρτοκιβώτια (40x30x25 cm) ή 10.000 τετράραφα σετ συρταριών και επιφάνειας 15.210 τετραγωνικών μέτρων.

Έτσι, οι περισσότερες από 1,4 δισεκατομμύρια σελίδες προς ψηφιοποίηση απαιτούν περισσότερα από 152.000 τ.μ., μέγεθος που είναι κατανοητό αν σκεφτεί κανείς ότι η συνολική δομημένη επιφάνεια του σχεδιαζόμενου κυβερνητικού πάρκου στις εγκαταστάσεις της ΠΥΡΚΑΛ καταλαμβάνει περίπου 133.000 τ.μ. .

Οι υπολογισμοί είναι μέτριοι, αφού δεν περιλαμβάνουν αρχεία, κυρίως δικαστικά, τα οποία έχει αποφασιστεί, στην παρούσα φάση, να μην ψηφιοποιηθούν.

Η ψηφιοποίηση των περισσότερων από 1 δισεκατομμυρίου σελίδων δεν περιλαμβάνει μόνο τη σάρωση τους, αλλά και την εύκολη κατηγοριοποίησή τους βάσει λέξεων-κλειδιών (μεταδεδομένα) για να διασφαλιστεί ότι οι πληροφορίες που ζητούνται μπορούν να ανακτηθούν γρήγορα.

«Μία από τις προϋποθέσεις για την πλήρη μετάβαση στην ψηφιακή διακυβέρνηση είναι η ψηφιοποίηση των έντυπων αρχείων των κυβερνητικών φορέων και οργανισμών», λέει στην «Καθημερινή», Διευθύνων Σύμβουλος της Κοινωνίας της Πληροφορίας, Σταύρος Ασθενίδης.

Μεταξύ των πολλών παραδειγμάτων του εφιάλτη της γραφειοκρατίας που επικρατεί στον κρατικό τομέα καταδείχθηκε σε έρευνα του Αριστοτελείου Πανεπιστημίου Θεσσαλονίκης το 2019 σχετικά με τη γραφειοκρατία στο δημόσιο τομέα, η οποία όριζε τον αριθμό των βημάτων που απαιτούνται για την ολοκλήρωση απλών εργασιών. Αναμφισβήτητα, ο αριθμός των βημάτων που χρειάζονταν για την προμήθεια γραφικής ύλης για ένα πανεπιστήμιο ήταν 40.